Le rôle d'une Assistante de direction au sein d'une Institution Hospitalière.

Bonjour à toutes,

Pour mon tout premier article, j'ai souhaité vous faire partager l'expérience de mon premier stage et vous parlez des différentes missions de l'Assistante de direction au sein de la Direction Générale du Centre Hospitalier Charles Perrens http://www.ch-perrens.fr/

Voilà aujourd'hui vendredi 01 février, c'est mon dernier jour de stage au sein de l'équipe de direction avec qui j'ai travaillé durant ces trois semaines.

Première semaine : 

Mon arrivée s'est très bien passée, j'ai été accueillis par ma tutrice de stage. Cette première semaine a assez mal démarré pour moi, car l'arrivée du nouveau directeur a semé un vent de panique au sein du service. Ma tutrice devait s'adapter à une nouvelle organisation de travail qui était complètement différente de ce qu'elle avait connu depuis quelques années. J'ai donc pris la décision de prendre de la distance et entrer dans une phase d'observation. Cela m'a permis de voir les différentes missions qui lui été confiées. Et ça ne manque pas ! 
Cette semaine a été très difficile pour moi moralement, le fait de ne pas être dans l’exécution a été frustrant à gérer et m'a déstabilisé sur la poursuite de la formation. A savoir, si j'avais fait le bon choix d'orientation, plus j'observais ma tutrice exécuter ses missions,plus je me posais la question de savoir si j'étais faite pour ce métier? Et puis, je me suis laissée du temps...

Seconde semaine :

Ah ! j'ai enfin pris mes marques dans le service et je suis entrée spontanément dans l'exécution de missions avec des prises d'initiative et une force de proposition afin de travailler en binôme avec ma tutrice qui m'a laissé carte blanche et j'ai apprécié qu'elle me fasse confiance. Nous nous sommes mises à travailler ensemble auprès du dirigeant.

Voici les différentes missions que j'ai réalisé : 
- tri et diffusion du courrier chaque matin
- traitement des mails (3 boîtes)qui représente 80% du temps de travail sur la journée
- mise en forme de documents sur Word
- rédaction de compte rendu de réunions
- mise en place d'un tableau de suivi des actions sur Excel
- organisation d'un déjeuner de direction ainsi que la Cérémonie des Vœux au cours duquel le dirigeant se présentait aux salariés
- préparation du rendez-vous du dirigeant avec Mr JUPPE ( rédaction de son discours, préparation de maquette de présentation des projets d'établissement sur Word)
- Mise en ligne de documents officiels sur le site Intranet de l'établissement
- Optimisation du classement et archivage des dossiers informatisés
- Accueil des visiteurs
- Gestion de l'agenda du dirigeant
- Réservation de salles
- Commande de fournitures de bureau pour le dirigeant
- Actualisation de la fiche de poste de l'Assistante de direction.

Troisième semaine :

Cette dernière semaine s'est déroulée comme la seconde, j'ai continué à exécuter les missions qui m'ont été confiées en collaboration avec ma tutrice.

Pour conclure cet article, je vais vous faire partager mes impressions sur ce stage. Cela a été une expérience enrichissante sur le plan professionnel mais aussi relationnel. J'ai pu mettre à profit les cours théoriques et aussi enrichir ma pratique. J'ai découvert la proche collaboration avec le dirigeant puisque son bureau était communiquant à celui de l'assistante ce qui amène à travailler en étroite collaboration. Ces nombreuses sollicitations au cours de la journée me remettaient sans cesse mon organisation de travail en question. J'ai appris à prioriser, à gérer des situations dans l'urgence mais aussi à prendre conscience que c'est le dirigeant avant tout.

L'Assistante de direction doit toujours être disponible, réactive aux sollicitations du dirigeant. Elle est aussi l'interface de l'ensemble des collaborateurs et peut être aussi solliciter par d'autres directeurs, médecins, collègues... et son travail est amené à être sans cesse interrompu par des demandes qui ne relèvent pas forcément pas de son rôle mais voilà elle fait en sorte d'y répondre quitte à mettre son travail en suspend et prendre du retard. Et c'est dans ces moments-là que l'Assistante de direction doit savoir prioriser. 

Je vous invite à consulter cette vidéo qui nous montre bien le rôle propre de l'Assistante de direction.

Cette expérience bien qu'elle ait été enrichissante professionnellement, m'a permise de me rendre compte que la fonction d'Assistante de direction ne répond pas à mes attentes professionnelles ni à ma personnalité.
J'envisage de me recentrer sur les ressources humaines qui restent mon domaine de prédilection auquel j'aurai l’opportunité de découvrir lors de mon second stage. Hâte de vous retrouver afin de découvrir vos expériences . A très bientôt !